メールシステムそのものは, 文字(テキスト)による情報交換システムとして
構築されました. それを利用して,
今では様々な情報を送ることができるようになっています.
ただし, 本来の「テキストによる情報交換」
をあまり逸脱しないように心がけることは重要です.
情報交換の方法は, いろいろありますので,
「何を送るか」を考えて, 適切な方法を選ぶことは重要です.
細かい事としては, 次が挙げられます.
- 宛先は間違えない: メールを出す前に,
宛先のメールアドレスはよくチェックします.
- 的確な件名を書く: 的確な言葉を探すのはちょっと難しいですが,
読む側に対する配慮です.
- テキスト形式にする: 上の WebMail でも,
本文入力のところに HTML のタブがありますが, HTMLを選ぶことはまずありません.
- 添付ファイルは極力使わない:
本文に書けば伝わる内容を添付ファイルにする人が沢山いるのですが,
このようなことをする必要はありません.
また, 添付ファイルにウィルスを仕込む悪者もいますので,
添付ファイルは見てもらえなくても, 文句は言えません.
- 適度に改行を入力する: 日本語で, 35 文字程度で改行(Enter キー)
を入力した方が, 読む側には親切です. 画面で改行されているように見えても,
Enter キーによる改行入力をしていなければ, 読む側には改行なしの文書が届きます.
- 全角の空白文字を使わない:
見た目の体裁を全角の空白で揃えようとする人がいるのですが,
読む方の画面サイズは様々で, たまたまあなたの環境で綺麗に体裁がそろっていても,
その体裁は, 読む側では崩れるのが普通です. 改行以外の体裁に拘らないで下さい.
全角の空白は, 目に見えないという意味で, とても邪悪な文字で,
私の授業では絶対に使わないで下さい.
- 余計な情報は極力送らない: メールは, 基本的に情報交換のツールです.
丁寧すぎる敬語や, 長々とした 挨拶文は, よほどの相手でない限り不要です.
2024-04-23
