ファイルの保存

Excelのブックを保存する場合は, 標準の形式である「Excel ブック」(拡張子 xls)の他に 様々な形式があります. 作成したデータを自分自身が同じような環境ですぐ利用する場合は, 標準の形式で保存するのが一番便利です.

データを何年も保存したり, 他の環境でもデータを利用する場合 (Excel で編集したデータを年賀状の住所録に保存したい場合など)は, テキスト形式で保存すると良いでしょう. ただし, この場合は, 表の罫線や飾り, 数式などは保存されず, データ(計算された結果)のみが保存されます.

練習問題２で作成したファイルを 以下の３通りの形式で保存して下さい。

Excel形式

Excel形式でファイルを保存する場合は, 「ファイル」メニューから 「名前を付けて保存」を選びます. 適当な名前を付けてから, 「ファイルの種類」を 「Microsofl Excel ブック(*.xls)」に変更して下さい. テキストデータのまま保存すると, セルに書き込んだ式ではなく, 計算された数値が保存され, 文字飾りや罫線などは保存されません.

テキスト形式

テキスト形式で保存する方法の1つは「タブ区切り」と呼ばれるもので, 表のデータを保存する際, 列の区切りをタブコード, 行の区切りを改行に代えて保存します. 「ファイル」メニューから 「名前を付けて保存」を選択したあと適当な名前を付けてから, 「ファイルの種類」を 「テキスト(*.txt)」に変更してから保存します.

CSV形式

CSV形式もテキスト形式の1つです. データを保存する際, 列の区切りをカンマ, 行の区切りを改行にして保存します. 「ファイル」メニューから 「名前を付けて保存」を選択したあと適当な名前を付けて, 「ファイルの種類」を 「CSV形式 (*.csv)」に変更して保存します.

ファイルの中身を確かめるため, メモ帳を開き, 上記のファイルを開いてみて下さい.

来年の4月に, センター機器の入れ替えがありますが, その際に Excelの利用できる機械を減らすというのが, 総合情報処理センターの意向です. コンピュータの環境が変わっても, 対応出来るような知識を身につけるようにして下さい.