Spread sheet 利用時の注意

元々会計処理ソフト(ビジネス向け)として開発されました. 従って, 主な用途は会計処理であるという原則を忘れないようにするのが重要です.

データを表形式にするのが妥当かどうかの判断をする.

     表計算ソフトでは,「データが整列されて表示」されます. この「整列して表示」の機能を利用するために表計算ソフトを用いることが多く見受けられます. テーブル状のデータ表示よりも通常の文書形式(章節で文書を分けていく)の方がふさわしい データに対しても, 無理にテーブル状にしてある文書も多く見受けられます. 見やすくデータを表示することも重要ですが, 元々のデータ(書類)にふさわしい書式は何かを, まず考えるべきです.

表形式にふさわしいデータでも, 表計算ソフト特有の処理をしないデータなら, 保存形式はテキスト形式を使う.

     HTML の table タグのときに述べたように, 例えば時間割とかは, 表形式がふさわしいデータです. しかし, 保存するときには, テキストデータで保存すると, 他のアプリケーションでの流用がしやすくなります. 表計算ソフトは, 通常は, 単純なデータだけでなくその処理方法の内容まで込めたものを, そのソフトウェア特有の形式でファイルに保存します. なんら処理をしない表形式のデータを そのような特別なファイル形式で保存すると, 他のアプリケーションで使えなかったり, 使う際に変換処理が必要だったりします. 一方, CSV(comma separated value)という形式があり, これは, 表形式を表すことができるテキスト形式のファイルです. 表計算ソフトでは, この形式でファイルを保存することが可能ですので, 特別な処理を必要としないデータや 他のアプリケーションと共有するデータは, この形式で保存します. このようにする事により, データサイズを小さくできるというメリットもあります.

本格的な統計処理や科学技術計算には用いない.

     例年の講義では, 表計算ソフトを利用して, 簡単な統計処理の方法を述べています. しかし, そもそも会計ソフトなので, 小数点が現れる数の計算での四捨五入や切り上げ切り捨ての挙動が, 通常の数値計算ソフトと異なることがあるようです. 従って, 表計算ソフトを用いた計算は, 本格的な数値処理ソフトの計算とずれることがあります. 本格的な統計処理や科学技術計算では, 表計算ソフトを用いてはいけません. (本格的でなく大体の事を知りたいだけなら OK.)